Referat – Medlemsmøde 30. oktober 2018

Dagsorden
1. Økonomi v/Inge-Lis
2. Organisation v/Inge-Lis
3. Personale v/Inge-Lis
4. XL-golf v/Peter Mosdal
5. Kommunikation v/Ruben
5 a Implementering af nye golfregler v/Ole Junker
6. Medlemmers indsendte emner
7. Afslutning

Inge-Lis bød velkommen

Ole Jensen var ordstyrer.

Inge-Lis indledte med lidt historik om, hvad der var sket i golfklubben de seneste 3 – 4 år:

Fra en skrantende økonomi er vi vendt til en god økonomi. Bestyrelsen satte fokus på
udgifter og indtægter – og fandt betydelige besparelser f.eks på
– indkøb generelt
– forsikringer
– telefoni
– drikkevarer
– afskaffelse af mad- og sodavandsautomat
– andre leverandørkontrakter

Der blev strammet op på salgspriser ifm. turneringer, companydays, salg af mad- og drikkevarer mv.

Ved forhandling med Norddjurs Kommune fik vi tilskødet den jord, kommunen ejede og kunne derfor optage billigere forrentede lån end hidtil.

Det gav os nu mulighed for at investere i forbedringer af banen, Proboxen, nye maskiner til vedligeholdelse af banen.

I 2018 fik vi i starten af året uforudsete udgifter af betydelig størrelse til reparation af vandværket, taget på maskinhuset mv.

Senere på året fik vi uforudsete udgifter i form af afgift af ledningsført vand pga. den varme og tørre sommer. Vandafgift i 2018 er således dobbelt så stor som sædvanlig.

De uforudsete udgifter betød bla., at vi udsatte besluttede anskaffelser, som endnu ikke var købt – bl.a. nye bænke, skraldespande og boldvaskere på banen og en boldvasker ved drivingrange.

Vi har dog stadig råd – og ikke at forglemme – har Onsdagsherrerne lovet et tilskud på 7.500 kr til boldvaskeren på drivingrange.

Vi har købt nye PC’ere til kontor og greenkeepere og vi har købt højttaleranlæg og et nyt komfur.

I år har vi malet klubhuset inde og ude.

Vi mente, at rentebesparelsen også skulle komme medlemmerne til gode, kontingentsatserne blev holdt i ro fra 2017 til 2018. Vi kan formentlig ikke fortsætte med det i år, selvom 2018 også bliver et godt år, men stigende udgifter og nødvendig vedligeholdelse og nye investeringer presser sig på.

Vi har i de senere år fået mulighed for ved leasingaftaler at købe eller få udskiftet
• Greensklipper
• Fairwayklipper
• En Gator, som bringer greenkeeperne hurtigt og effektivt rundt på banen
• Green-tromle – som forbedrer vore greens betydeligt
• Teestedsklipper
• Sprøjte
• Rendegraver
• Golfbuggy

I 2018 er der et pænt overskud på regnskabet – takket være rentebesparelsen og de udsatte investeringer, men også fordi en leasingydelse på en ny teestedsklipper blev leveret med flere måneders forsinkelse og afdrag til leasingselskabet derfor udsat. Den udgift står så foran os.

Proshop
Med Ólis afsked fra golfklubben forsvandt proshoppen. Vi har nu en aftale med Back Tee og ”Golffather”, så medlemmer og gæster stadig kan blive ekviperet – personligt og til golfspillet.

I uge 34 havde vi BackTees mobilshop stående – en succes vi prøver at gentage i 2019.

Organisation

Vi drøftede i bestyrelsen at ansætte en manager/forretningsfører på deltid. Vi har mange løse ender og idéer til nye tiltag – men de kræver tid, kompetence og arbejde. Hvis vi fortsat vil udvikle os som klub og være sikre på – eller mere sikker på – at overleve, skal der sættes meget mere fokus på følgende områder
• Markedsføring af klubben generelt
• Rekruttering og fastholdelse af medlemmer (Henrik har i år bidraget meget til det)
• Companydays
• Sponsorer
• Nye måder at tænke greenfee tilbud – måske medlemskab på andre vilkår end vi kender i dag
• Daglig drift og ledelse af klubben
• Planlægning og prioritering
• Ledelse af personale – planlægning og koordinering af arbejdet, MUS mv.
• Koordinering mellem bestyrelse, udvalg og administration

Vi tror på, at der ligger et stort potentiale gemt i de områder, som bliver forsømt i dag og vi tror på, at en manager/forretningsfører kan betale en stor del af sin egen løn, netop ved øget fokus på de nævnte områder.
Da Óli tog sin afsked gav det os nye muligheder, som bestyrelsen besluttede at ville bruge 1 år til at overveje, så det kom til den bedste løsning for klubben.

Derfor valgte vi i 2018 en midlertidig løsning med 2 deltids ansatte trænere. De to trænere har hele tiden kendt vores dagsorden og været indforstået hermed.

Den erfaring vi har fået herved, har betydet, at vi har erkendt – med begge træneres opbakning – at vi kun har brug for en halvtidstræner – og kun i sæsonen. Derved frigives tid og løn, som kan bruges til ansættelse af en deltids manager/forretningsfører.

Vi har fået støtte og vejledning af PGA og DGU, som vi har holdt møder med og kommunikeret med hen ad vejen. Begge disse organisationer er enige i, at golfklubber skal ledes meget mere professionelt i dag end tidligere, hvis man vil overleve på sigt. En golfklub er ganske vist en forening, men skal drives som en virksomhed.

Norddjurs Golf har udviklet sig til at være en regulær virksomhed med 10 medarbejdere og en årlig omsætning på mere end 5 mio kr., som kræver professionel ledelse og nødvendige faglige kompetencer, som ikke er tilstede i dag – eller i hvert fald ikke er rimelig at løse med frivillig arbejdskraft.

Personale

Lige nu har vi ansat

Stig – chefgreenkeeper
Bo – greenkeeper
Sofus– greenkeeperelev
Bjarne – greenkeeperassistent/-medhjælper i sæsonen
Thorben – samme – i sæsonen

Bo har meddelt sin afsked pr. 31.12.2018. Det bliver nødvendig med en erstatning for Bo.

På kontoret har vi Lone.
Så har vi serviceassistenterne Tina og Lisbeth. Lisbeth har en kontoruddannelse, og hjælper også Lone på kontoret og arbejder som weekendmedarbejder sammen med Zara og Thomas.

Zara og Tomas kan ikke arbejde for os næste år, så vi skal finde 2 nye weekendmedarbejdere. Hvis nogen kender nogen, så kom endelig med forslag. Det kan være unge skolesøgende eller studerende eller mere modne mennesker. Lavalderen er 16 år.

Jeg vil gerne benytte lejligheden til at sige tak til alle vore medarbejder – for en stor og engageret indsats – hver på sit felt – og mens jeg er i gang med roserne – også en stor tak til alle bestyrelsesmedlemmer, udvalgs- og klub i klub formænd og –medlemmer for deres engagement og indsats.

Også en stor tak til Henrik Jacobsen, som i sine ledige træningstimer har været en stor hjælp med sin viden og kompetencer som jurist og banearkitekt.

XL-ring v/Peter Mosdal
Vi har i 2 år været med i XL-ring – til stor glæde for nogen – til stor irritation for andre.

Glæden er til at få øje på. Irritationen opstår, når man som medlem dårligt kan reservere tid på egen bane i weekenden pga. XL-medlemmer.

I vintermånederne var belægningen på vores bane mega stor – især fordi de andre baner var uspilbare eller helt lukkede. Det mener vi ikke er et fair samarbejde. Et fair samarbejde er, når medlemmer i de samarbejdende klubber kan bytte bane, når man har lyst.

Det er nok sikkert, at vi ikke kan finde samarbejdspartnere, der tilgodeser alle vore ønsker, men vi arbejder i det mindste på, at finde samarbejdspartnere, hvor vi er mere ”ligestillede”, så vi kan tilbyde vores medlemmer det samme, som vi kan tilbyde andre.

Der var en livlig debat om fordele og ulemper ved fritspilsordninger.

Kommunikation v/Ruben Leonhardt
Da der stadig er medlemmer som spørger efter vores tidligere NEWS, er her lidt information.
En af grundende til at NEWS udgik, var en erkendelse af at de emner som normalt ville være i NEWS allerede var kommunikeret ud, enten på hjemmesiden eller på Facebook.
NEWS var desuden ekstra tidskrævende at producere, idet det reelt var et blad der skulle lay-outes men blot fremstilles som en online udgave i PDF.
Derfor var det nødvendigt at lave deadline for udgivelser og dermed var der også deadline for indsamling af input og tekster fra de forskellige udvalg. Det kunne det ind i mellem knibe med at overholde, men helt forståeligt, vi er her jo alle på frivillig basis.

Med hensyn til kommunikation, så er der i år og frem til d.d. er lavet opslag og information ca. 100 gange på vores hjemmeside og der postes derudover også flittigt på Facebook.

I de statistikker og analyse-værktøjer der er forbundet med hjemmesiden, undre det mig at f.eks. vores bestyrelses-referater i gennemsnit i år, kun ses af 237 personer for hvert referat. Vi er knap 700 medlemmer og fratrækkes flex, og langdistance-medlemmer så er vi ca. 600 aktive seniorer.
Referater ses altså kun af langt under halvdelen af klubbens medlemmer!?

Generelt opfordrer kommunikationsudvalget igen i år til at, klub i klubberne og alle øvrige udvalg, bruger os til at bringe nyheder, information og andet spændende, som hovedparten i klubben kan have glæde af. I udvalget ser vi frem til et godt samarbejde med vores nye chefgreenkeeper Stig og ikke mindst baneudvalget, så vi i højere grad kan informere jer om baneforhold og tiltag derude.

Implementering af de nye golfregler v/Ole Junker
Ole Junker redegjorde for initiativer til implementering af de nye golfregler, der træder i kraft 1.1.2019.
Her på hjemmesiden er der et afsnit med de nye regler.

Indsendte spørgsmål

• Spørgsmål om status på elitespillere. Peter Mosdal besvarede.
• Spørgsmål om XL-golf og nyanskaffelser til banen. Peter Mosdal besvarede.
• Spørgsmål om meningsmålinger blandt medlemmerne. Ruben besvarede.

Inge-Lis afsluttede mødet med et spørgsmål om evt. fremtidige medlemsmøder, hvilket der var stor opbakning til – og rundede af med opfordring til at deltage i generalforsamlingen den 29. november 2018, kl. 19.30, hvor der også holdes reception for Stig og Bo.